Консульський облік

Консульський облік громадян України

Консульство України в Гданську веде облік громадян України, які постійно проживають або тимчасово (мінімум три місяці) перебувають у Поморському, Західнопоморському, Куявсько-Поморському або Вармінсько-Мазурському воєводствах (областях) Польщі.

Облік громадян, які перебувають або проживають в інших воєводствах Польщі, здійснюють Генеральні консульства України в Кракові, Любліні та  Консульський відділ Посольства України у Варшаві.

Консульський облік представляє собою реєстрацію громадян України із внесенням до адресно-довідкової картотеки, яку веде консульство, відомостей про місце проживання фізичної особи. При цьому до закордонного паспорту громадянина України робиться відмітка про взяття на облік.

Зазначена реєстрація проводиться з метою спрощення надання Вам консульської допомоги  або допомоги в разі критичної ситуації (втрати документів, арешту, хвороби тощо). В разі потреби, вона також дозволить встановити негайний контакт з Вашими родичами або друзями. Взяття на консульський облік дозволяє громадянам України брати участь у виборах Президента України та виборах народних депутатів України, перебуваючи на території Польщі.

Облік громадян України, які прибули до Польщі в короткострокове (до трьох місяців) службове відрядження, та членів українських делегацій ведеться окремо. Ніяких відміток у паспортах цих громадян не робиться.

Консульство України в Гданську також веде облік дітей – громадян України, усиновлених громадянами Польщі, а також облік осіб, які набули чи припинили громадянство України.

Правила ведення закордонними дипломатичними установами України консульського обліку громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, та дітей – громадян України, усиновлених іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном

І. Загальні положення
1.1. Ці Правила регулюють порядок прийняття на консульський облік, ведення та
зняття з такого обліку в закордонних дипломатичних установах України (далі –
ЗДУ) громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за
кордоном, та дітей - громадян України, усиновлених іноземцями або громадянами
України, які постійно проживають за кордоном.
 1.2. Консульський облік полягає в реєстрації в ЗДУ громадянина України, який
постійно проживає або тимчасово перебуває за кордоном, шляхом внесення даних
про громадянина України до облікової картки та електронного реєстру громадян
України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном
(далі – електронний реєстр), що ведеться в ЗДУ за встановленою формою,
проставленні в дипломатичний паспорт України, службовий паспорт України,
паспорт громадянина України для виїзду за кордон (далі – паспортний
документ), проїзний документ дитини відповідної відмітки (штампу).
   ЗДУ обробляє відомості про громадян України, які постійно проживають
або тимчасово перебувають за кордоном, та дітей - громадян України,
усиновлених іноземцями або громадянами України, які постійно проживають
за кордоном, отримані для прийняття на консульський облік, з дотриманням
вимог законодавства України про захист персональних даних.
 1.3. Види консульського обліку: постійний і тимчасовий.
 1.4. Консульський облік в ЗДУ ведеться консульською посадовою особою.
 1.5. Консульський облік здійснюється у випадках:
постійного проживання громадянина України за кордоном на законних підставах;
тимчасового перебування громадянина України за кордоном на законних підставах
більше ніж три місяці;
зміни місця проживання в межах однієї держави (переїзд з консульського округу
однієї ЗДУ до консульського округу іншої) або переїзду з однієї іноземної
держави до іншої;
зміни меж консульського округу ЗДУ;
усиновлення дитини - громадянина України іноземцем або громадянином України,
який постійно проживає за кордоном.
 1.6. Прийняття на консульський облік громадянина України здійснюється в ЗДУ,
на території консульського округу якої він постійно проживає або планує тимча-
сово перебувати на законних підставах більше ніж три місяці.
 1.7. Прийняття на консульський облік здійснюється на добровільній основі, за
винятком прийняття на облік дітей-громадян України, усиновлених іноземцями або
 громадянами України, які постійно проживають за кордоном, на підставі заяви
громадянина України або його законного представника, яка подається до ЗДУ
особисто або надсилається поштою.
 1.8. При зміні персональних даних громадянином України заповнюється заява,
 яка подається до ЗДУ особисто або надсилається поштою або іншими засобами
 зв’язку. При цьому до електронного реєстру вносяться відповідні зміни.
Попередні записи в електронному реєстрі не знищуються, а заява долучається
 до облікової картки.
 1.9. Якщо громадянин України, який прибув з консульського округу іншої ЗДУ,
не знявся з консульського обліку у цій ЗДУ, консульська посадова особа ЗДУ, до
консульського округу якої переїхав громадянин,приймає на консульський облік
такого громадянина за його заявою. У день прийняття громадянина на консульський
облік консульська посадова особа надсилає до відповідної ЗДУ повідомлення про
необхідність зняття громадянина з консульського обліку за місцем його
попереднього перебування,в якому зазначає дату прийняття громадянина на
консульський облік.
1.10. При прийнятті на консульський облік громадян України, які прибули для
проживання з консульського округу іншої ЗДУ та не знялися з консульського
обліку у цій ЗДУ,штамп про перебування такого громадянина на консульському
обліку в іншій ЗДУ анулюється консульською посадовою особою ЗДУ, до консульсь-
кого округу якої переїхав громадянин.
 1.11. Прийняття на консульський облік відображається у Книзі обліку консульсь-
ких зборів у порядку,встановленому Положенням про консульський збір України,
затвердженим наказом МЗС України від 05.01.2011 № 3, зареєстрованим в Мін’юсті
України 31.01.2011 за № 131/18869 (зі змінами) (далі – Положення про консульсь-
кий збір України).
 ІІ. Прийняття на постійний консульський облік
 2.1. На постійний консульський облік приймаються громадяни України, які від-
повідно до чинного законодавства України є такими, що постійно проживають за
кордоном.
 2.2. При прийнятті на постійний консульський облік громадянин України подає:
заяву;
заповнену облікову картку громадянина України,який постійно проживає за кордо-
ном;
паспортний документ або проїзний документ дитини;
копії сторінок паспортного документа або проїзного документа дитини з написами
і відомостями про пред’явника документа, відміткою про виїзд на постійне
проживання за кордон;
оригінал і копію виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що
дає право на проживання в цій іноземній державі (оригінал такого дозволу
обов’язково повертається заявнику);
фотокартку розміром 35 х 45 мм;
документ, що підтверджує сплату консульського збору.
      У разі звернення про прийняття на постійний консульський облік законним
представником,окрім зазначених документів, подаються оригінал та копія докумен-
тів, що посвідчують особу та повноваження законного представника (оригінал
зазначених документів обов’язково повертається заявнику).
 2.3. При прийнятті на постійний консульський облік дитини віком до 16 років
заява про прийняття такої дитини на облік та облікова картка на неї заповнюються
 одним з батьків (законним представником). У разі відсутності у дитини власного
 паспортного документа або проїзного документа дитини до її облікової картки
додаються копії сторінок паспортних документів батьків (законних представників)
з написами і відомостями про пред’явника документа, відміткою про виїзд на
постійне проживання за кордон та відомостями про дитину.
 2.4. При прийнятті на постійний консульський облік у паспортному документі
або проїзному документі дитини проставляються штамп: „Прийнятий на консульський
облік в...”, дата, підпис консульської посадової особи, мала гербова печатка.
При цьому до електронного реєстру вноситься відповідний запис.
2.5. За прийняття на постійний консульський облік стягується консульський збір,
розмір якого встановлюється згідно з Положенням про консульський збір України.
За прийняття на постійний консульський облік дітей віком до 16 років консульський
збір не стягується. За прийняття на постійний консульський облік у зв’язку зі
 зміною меж консульського округу ЗДУ консульський збір не стягується.
 ІІІ. Прийняття на тимчасовий консульський облік
 3.1. Громадяни України, які планують тимчасово перебувати на законних підставах
 за кордоном більш ніж три місяці, включаючи штатних працівників ЗДУ та членів їх
сімей, приймаються на тимчасовий консульський облік у відповідній ЗДУ на термін,
зазначений у виданому компетентними органами іноземної держави дозволі,що дає право
на проживання в цій іноземній державі.
 3.2. При прийнятті на тимчасовий консульський облік громадянин України подає:
заяву;
заповнену облікову картку громадянина України, який тимчасово перебуває за кордоном;
паспортний документ або проїзний документ дитини;
копії сторінок паспортного документа або проїзного документа дитини з написами і
відомостями про пред’явника документа;
оригінал і копію виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що
дає право на проживання в цій іноземній державі (оригінал такого дозволу обов’язково
 повертається заявнику);
фотокартку розміром 35 х 45 мм.
У разі звернення про прийняття на тимчасовий консульський облік законним представником,
окрім зазначених документів, подаються оригінал та копія документа, що посвідчує особу
 та повноваження законного представника (оригінал зазначених документів обов’язково
 повертається заявнику).
 3.3. Прийняття на тимчасовий консульський облік дітей здійснюється з урахуванням
пункту 2.3 розділу ІІ цих Правил.
 3.4. У проїзному документі дитини або паспортному документі громадянина України,
який планує перебувати за кордоном тимчасово, але терміном більше ніж три місяці,
проставляються штамп „Прийнятий на тимчасовий консульський облік в ..... з .....до
 .......”, дата, підпис консульської посадової особи та мала гербова печатка.
У дипломатичний та службовий паспорт України за бажанням штатних працівників ЗДУ
та членів їх сімей зазначений штамп проставляється за заявою.
При цьому до електронного реєстру вноситься відповідний запис про прийняття на
тимчасовий консульський облік.
 3.5. У разі підтвердження підстав для подальшого законного перебування громадян
України за кордоном після закінчення дати, зазначеної у штампі, що проставляється
в проїзному документі дитини або паспортному документі громадянина України відповідно
до пункту 3.4 розділу ІІІ цих Правил, консульська посадова особа приймає такого
громадянина на тимчасовий консульський облік у порядку, передбаченому пунктами
3.1-3.4 розділу ІІІ цих Правил.
 3.6. За бажанням громадян України, які прибули до іноземної держави  з метою
короткострокового (до трьох місяців) перебування, ЗДУ здійснюється їх облік шляхом
 внесення відповідних даних до журналу обліку громадян України, які прибули до
іноземної держави з метою короткострокового (до трьох місяців)перебування.
Ніяких відміток у проїзному документі дитини або паспортному документі цих
громадян не проставляється.
3.7. За прийняття на тимчасовий консульський облік консульський збір не стягується.
 ІV. Консульський облік усиновлених дітей - громадян України
4.1. Діти - громадяни України, усиновлені іноземцями або громадянами України, які
постійно проживають за кордоном, підлягають прийняттю на постійний консульський
облік до досягнення ними 18-річного віку.
 4.2. МЗС України у місячний строк після надходження документів про усиновлення
 дитини від центрального органу виконавчої влади, до повноважень якого належать
 питання усиновлення та захисту прав дітей,надсилає їх до відповідної ЗДУ та доручає
 прийняти дитину на постійний консульський облік.
 4.3. Прийняття на постійний консульський облік дітей - громадян України, усиновлених
 іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном, здійснюється
 ЗДУ, на території консульського округу якої вони проживають.
 4.4. При прийнятті усиновленої дитини - громадянина України на постійний консульський
облік в ЗДУ усиновлювачі - іноземці або громадяни України, які постійно проживають
за кордоном, подають до ЗДУ:
заяву;
заповнену облікову картку дитини - громадянина України, усиновленої іноземцями або громадянами України,
які постійно проживають за кордоном;
паспортний документ дитини, який обов’язково повертається заявнику;
копії сторінок паспортного документа з написами і відомостями про пред’явника
 документа, відміткою про виїзд на постійне проживання за кордон;
копії сторінок паспортного документа усиновлювача з відомостями про пред’явника
документа;
документ, що підтверджує факт усиновлення дитини - громадянина України іноземцями
 або громадянами України,
 які постійно проживають за кордоном, та його копію (оригінал зазначеного документа
обов’язково повертається заявнику);
одну фотокартку дитини розміром 35 х 45 мм.
Заява та облікова картка дитини - громадянина України, усиновленої іноземцями
або громадянами України, які постійно проживають за кордоном, на усиновлену дитину
заповнюються українською мовою та мовою країни перебування.
 4.5. Якщо усиновлювачі - іноземці або громадяни України, які постійно проживають
за кордоном, не звернулися до ЗДУ із заявою щодо прийняття усиновленої дитини -
громадянина України на консульський облік, консульська посадова особа вносить до
електронного реєстру усиновлених дітей, форма якого визначається МЗС України,
відомості про усиновлену дитину на підставі документів, надісланих до ЗДУ
відповідно до пункту 4.2 розділу ІV цих Правил, та письмово повідомляє усиновлювачів
про необхідність звернутися до ЗДУ з клопотанням щодо прийняття усиновленої дитини
на постійний консульський облік.
 4.6. При прийнятті на постійний консульський облік дитини - громадянина України,
яка усиновлена іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном,
в паспортному документі дитини проставляється штамп у порядку, передбаченому у пункті
2.4 розділу ІІ цих Правил, та вноситься відповідний запис до електронного реєстру.
 4.7. Про прийняття на постійний консульський облік дитини - громадянина України,
яка усиновлена іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном,
ЗДУ невідкладно письмово інформує МЗС України.
 4.8. За прийняття на постійний консульський облік дітей - громадян України, які
усиновлені іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном,
консульський збір не стягується.
 V. Зняття з консульського обліку
 5.1. Зняття громадянина України з постійного консульського обліку здійснюється
у таких випадках:
5.1.1 зміни місця проживання в межах однієї держави (переїзд з консульського округу
однієї ЗДУ до консульського округу іншої) або переїзду з однієї іноземної держави
до іншої;
5.1.2 повернення громадянина України на постійне місце проживання в Україну;
5.1.3 припинення громадянства України;
5.1.4 смерті громадянина України;
5.1.5 відсутності в ЗДУ інформації про громадянина України протягом 10 (десяти) років
 з дати прийняття його на постійний консульський облік(з урахуванням вимог пункту
5.7 розділу V цих Правил).
 5.2. Для зняття з постійного консульського обліку у випадках, передбачених
підпунктами 5.1.1 та 5.1.2 пункту 5.1 розділу V цих Правил, громадянин України подає
 до ЗДУ заяву та паспортний документ або проїзний документ дитини.
 5.3. У випадку, передбаченому в підпункті 5.1.1 пункту 5.1 розділу V цих Правил,
якщо громадянин не подав заяву про зняття з постійного консульського обліку, зняття
 такого громадянина з консульського обліку здійснюється з урахуванням пунктів 1.9
та 1.10 розділу І цих Правил, на підставі відповідного повідомлення консульської
посадової особи ЗДУ, до консульського округу якої переїхав громадянин.
 5.4. У випадку, вказаному в підпункті 5.1.2 пункту 5.1 розділу V цих Правил, якщо
громадянин не подав заяву про зняття з постійного консульського обліку, зняття такого
громадянина з обліку здійснюється на підставі повідомлення територіального органу
центрального органу виконавчої влади, до повноважень якого належать питання міграції,
громадянства та реєстрації фізичних осіб, про реєстрацію такого громадянина за місцем
 проживання в Україні, яке надсилається через Департамент консульської служби МЗС
України до ЗДУ, в якій громадянин перебуває на постійному консульському обліку.
 5.5. Зняття з постійного консульського обліку у разі припинення громадянства України
 здійснюється на підставі відповідного повідомлення Департаменту консульської служби
 МЗС України, в якому зазначаються дата та номер відповідного Указу Президента
України про припинення громадянства. У такому випадку датою зняття з постійного
консульського обліку є дата видання відповідного Указу Президента України.
 5.6. У разі смерті громадянина України зняття з постійного консульського обліку
провадиться після отримання ЗДУ повідомлення про смерть.
 5.7. У випадку відсутності в ЗДУ інформації про громадянина України протягом 10
(десяти) років з дати прийняття його на постійний консульський облік консульська
 посадова особа засобами поштового зв’язку надсилає такому громадянину письмове
 повідомлення щодо необхідності підтвердження його персональних даних.
При цьому у повідомленні зазначається, що в разі ненадходження відповіді від
 громадянина протягом 30 днів з дати відправлення зазначеного повідомлення ЗДУ,
консульська посадова особа знімає його з постійного консульського обліку.
 5.8. Зняття з постійного консульського обліку дітей - громадян України, усиновлених
іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном, здійснюється
у разі:
5.8.1 зміни місця проживання в межах однієї держави (переїзд з консульського округу
однієї ЗДУ до консульського округу іншої) або переїзду з однієї іноземної держави
до іншої – на підставі повідомлення ЗДУ, до консульського округу якої переїхала дитина,
про необхідність зняття дитини з консульського обліку,в якому зазначається дата
прийняття дитини на консульський облік в цій ЗДУ;
5.8.2 повернення дитини на постійне місце проживання в Україну – на підставі
повідомлення територіального органу центрального органу виконавчої влади, до
повноважень якого належать питання міграції, громадянства та реєстрації фізичних осіб,
 про реєстрацію такого громадянина за місцем проживання в Україні, яке надсилається
через Департамент консульської служби МЗС України до ЗДУ, в якій громадянин перебуває
на постійному консульському обліку;
5.8.3 досягнення дитиною 18-річного віку з одночасним повідомленням цього громадянина
 про його зняття з постійного консульського обліку усиновлених дітей – громадян України,
а також наданням роз’яснення щодо процедури прийняття на постійний консульський облік
громадян України.
 5.9. При знятті з постійного консульського обліку згідно з пунктом 5.2 розділу V
цих Правил до облікової картки громадянина України та електронного реєстру вносяться
 записи щодо такого зняття та вказується підстава зняття з консульського обліку
згідно з пунктом 5.8 розділу V цих Правил. До проїзного документа дитини, паспортного
 документа громадянина України та паспортного документа дитини-громадянина України,
усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном,
 вноситься відмітка: „Знятий з консульського обліку в ...”, ставляться дата, підпис
консульської посадової особи, мала гербова печатка.
 5.10. При знятті з постійного консульського обліку згідно з пунктами 5.3-5.8
розділу V цих Правил до облікової картки громадянина України та електронного реєстру
 вносяться записи щодо такого зняття та вказується підстава зняття з консульського
обліку.
 5.11. При знятті з постійного консульського обліку дитини - громадянина України,
усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном,
у випадку, передбаченому підпунктом 5.8.1 пункту 5.8 розділу V цих Правил, штамп
про перебування такого громадянина на постійному консульському обліку в іншій ЗДУ
анулюється консульською посадовою особою ЗДУ, до консульського округу якої переїхав
громадянин.
 5.12. Облікові картки осіб, які зняті з постійного консульського обліку, переміщуються
до картотеки знятих з постійного консульського обліку за розділом „Громадяни України,
які зняті з постійного консульського обліку”.
 5.13. Зняття з тимчасового консульського обліку відбувається:
з настанням кінцевої дати, зазначеної у штампі, що проставляється в проїзному
документі дитини або паспортному документі громадянина України відповідно до пункту
3.4 розділу III цих Правил; до настання кінцевої дати, зазначеної у штампі, що
проставляється в проїзному документі дитини або паспортному документі громадянина
України відповідно до пункту 3.4 розділу III цих Правил, за заявою громадянина України.
При цьому до проїзного документа дитини або паспортного документа громадянина України
вноситься відмітка: „Знятий з консульського обліку в ...”, ставляться дата, підпис
консульської посадової особи, мала гербова печатка.
Якщо громадянин не подав заяву про зняття з тимчасового консульського обліку у
 зв’язку із зміною місця проживання в межах однієї держави (переїзд з консульського
округу однієї ЗДУ до консульського округу іншої) або переїзду з однієї іноземної
держави до іншої, зняття такого громадянина з консульського обліку здійснюється з
урахуванням пунктів 1.9 та 1.10 розділу I цих Правил на підставі відповідного
повідомлення консульської посадової особи ЗДУ, до консульського округу якої
переїхав громадянин.
 5.14. Облікові картки осіб, які зняті з тимчасового консульського обліку, переміщуються
до картотеки знятих з тимчасового консульського обліку за розділом „Громадяни України,
 які зняті з тимчасового консульського обліку”.
Після зняття громадянина з тимчасового консульського обліку до облікової картки
та електронного реєстру вноситься запис щодо такого зняття та вказується підстава
зняття з консульського обліку відповідно довідомостей, зазначених в заяві.
 5.15. Облікові картки знятих з консульського обліку осіб зберігаються в ЗДУ протягом
десяти років і після цього знищуються із складенням акта.
 5.16. За зняття з консульського обліку консульський збір не стягується.